Evaluasi Unjuk Kerja Dan Pengendalian Oleh Manajemen

             I.      Pengertian Pengukuran Kinerja

Pengukuran Kinerja adalah proses sistematis dan berkesinambungan untuk menilai keberhasilan dan kegagalan pelaksanaan kegiatan sesuai dengan program, kebijakan, sasaran, dan tujuan yang telah ditetapkan dalam mewujudkan visi dan misi satuan organisasi/kerja.

Pengukuran kinerja merupakan hal yang penting dalam manajemen program secara keseluruhan, karena kinerja yang dapat diukur akan mendorong pencapaian kinerja tersebut. Pengukuran Kinerja yang dilakukan secara berkelanjutan memberikan umpan balik, yang merupakan hal yang penting dalam upaya perbaikan secara terus menerus dan mencapai keberhasilan di masa mendatang.

Melalui pengukuran kinerja diharapkan satuan organisasi/kerja dapat mengetahui kinerja dalam suatu periode tertentu. Dengan adanya suatu pengukuran kinerja maka kegiatan dan program satuan organisasi/kerja dapat diukur dan dievaluasi. Selanjutnya, dari pengukuran kinerja, setiap instansi dapat diperbandingkan dengan instansi yang sejenis, sehingga penghargaan dan tindakan disiplin dapat dilakukan secara lebih objektif.

Ini berarti bahwa pengukuran kinerja penting peranannya sebagai alat manajemen untuk :

1.      Memastikan pemahaman para pelaksana akan ukuran yang digunakan untuk pencapaian kinerja;

2.      Memastikan tercapainya rencana kinerja yang telah disepakati;

3.      Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan kinerja dan membandingkannya dengan rencana kerja serta melakukan tidakan untuk memperbaiki kinerja;

4.      Memberikan penghargaan dan hukuman yang objektif atas prestasi pelaksana yang telah diukur sesuai dengan sistem pengukuran kinerja yang telah disepakati;

5.      Menjadi alat komunikasi antar bawahan dan pimpinan dalam rangka upaya memperbaiki kinerja organisasi;

6.      Mengidentifikasikan apakah kepuasan pelanggan sudah terpenuhi;

7.      Membantu memahami proses kegiatan instansi pemerintah;

8.      Memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan secara objektif;

9.      Menunjukkan peningkatan yang perlu dilakukan;

10.  Mengungkapkan permasalahan yang terjadi.

          II.      Sistem pengendalian manajemen mempunyai beberapa ciri penting, yaitu :

a.       Sistem pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan seluruh organisasi, termasuk pengendalian terhadap seluruh sumber daya (resources) yang digunakan, baik manusia, alat-alat dan teknologi, maupun hasil yang diperoleh organisasi, sehingga proses pencapaian tujuan organisasi dapat berjalan lancar.

b.      Pengendalian manajemen bertolak dari strategi dan teknik evaluasi yang berintegrasi dan menyeluruh, serta kurang bersifat perhitungan yang pasti dalam mengevaluasi sesuatu.

c.       Pengendalian manajemen lebih berorientasi pada manusia, karena pengendalian manajemen lebih ditujukan untuk membantu manager mencapai strategi organisasi dan bukan untuk memperbaiki detail catatan

Berdasarkan ciri-ciri tersebut di atas, dapat diketahui bahwa tugas terpenting dari manajemen melalui pengendalian manajemen adalah beusaha mencapai tujuan organisasi secara efektif dan efisien.

       III.      Pusat Pertanggung Jawaban

Suatu organisasi dibagi menjadi beberapa pusat pertanggungjawaban. Adanya pusat pertanggungjawaban adalah untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan manajemen puncak.

Secara garis besar, pusat pertanggungjawaban dibagi menjadi empat yaitu :

1.      Pusat biaya

2.      Pusat Pendapatan

3.      Pusat Laba

4.      Pusat Investasi

Pusat Pendapatan mempunyai karakteristik:

a.       Unit pemasaran/ penjualan yang tidak mempunyai tanggung jawab atas harga pokok penjualan barang-barang yang dipasarkan.

b.      Penjualan atau pesanan aktual diukur dengan anggaran atau kuota.

c.       Manajer dianggap bertanggung jawab terhadap biaya langsung di dalam unit organisasinya, tetapi tidak diukur

       IV.      Pusat Biaya

Pusat biaya merupakan pusat pertanggung jawaban yang prestasinya diukur atas dasar masukkan atau biayanya. Dalam pusat biaya, masukan (input) diukur dalam satuan moneter (uang), tetapi keluaran (output) tidak selalu dapat diukur dalam satuan uang . Pada pusat biaya, manager pusat pertanggungjawaban terutama bertanggungjawab atas pengendalian biaya

Secara garis besar, ada 2 tipe dalam pusat biaya yaitu :

1.      Pusat biaya yang ditentukan lebih awal sebagai standar (engineered expences centers), sering diggunakan untuk mengukur kinerja suatu bagian/departemen dengan analisis penyimpangan/varians dan membandingkannya dengan biaya yang benar-benar telah terjadi.

2.      Pusat biaya yang ditentukan oleh pertimbangan manajemen (discretionary expences centers), merupakan biaya yang terjadi berdasarkan pertimbangan manajemen semata yang lebih bersifat administrative sehingga relative sulit diukur secara kinerja keuangan tiap output-nya. Contoh : gaji akuuntan legal, biaya umum dan administrasi lainnya

Pusat biaya memiliki ciri (karakteristik):

·         Melaksanakan tugas/pekerjaan yang tidak terkait dengan perolehan pendapatan atau laba

·         Diberi wewenang untuk mengatur biaya dalam rangka melaksanakan pekerjaan yang menjadi tugasnya

·         Prestasinya diukur berdasarkan perbandingan biaya yang dianggarkan dengan realisasinya

Pusat Laba

Pusat laba biasanya dibentuk dengan pertimbangan pembentukan suatu unit usaha baru yang terpisah atau divisi, dimana kinerja usahanya terukur secara lebih jelas dan lebih bersifat semi otonom. Keuntungan dari pembentukan divisi antara lain :

1.      Keputusan operasional yang diambil lebih cepat karena tidak perlu menunggu persetujuan dengan kantor pusat, karena kebijakan-kebijakan strategis telah ditentukan sebelumnya

2.      Kualitas keputusan yang diambil akan relative lebih baik karena pada tingkat divisi para manajer akan lebih mengenal kondisi lingkungan usahanya

3.      Manajemen kantor pusat akan lebih berkonsentrasi pada keputusan yang lebih strategis

4.      Lebih menyadarkan para manajer divisi dalam memperoleh suatu keuntungan karena beban tanggungjawab lebih tinggi sehingga mereka berusaha untuk memperbaiki kinerjanya

5.      Ukuran kinerja lebih luas bukan sekedar bagaimana memperoleh penghasilan, tetapi juga bagaimana mengefisiensikan biaya

6.      Para manajer divisi akan lebih kreatif dalam mencari solusi usaha yang terbaik

          V.      Prosedur Tindak Lanjut Oleh Manajemen

Secara umum, prosedur tindak lanjut adalah sebagai berikut:

1.      Persiapan Audit Kinerja

2.      Pengujian Pengendalian Manajemen

3.      Pengukuran dan Pengujian Key Performance Indicator (KPI) atau yang disebut Indikator Kinerja Kunci (IKK).

4.      Review Operasional

5.      Pembuatan Kertas Kerja Audit (KKA)

6.      Pelaporan

7.      Pemantauan Tindak Lanjut

       VI.      Aspek Teknis Laporan Pengendalian

Pengendalian dapat dibedakan berdasar beberapa aspek, yaitu :

1.      Aspek waktu

2.      Aspek obyek

3.      Aspek subyek

Sehingga jika dilihat dari aspek tersebut diatas, pengendalian dapat dibedakan menjadi :

1.      Atas dasar aspek waktu :

Ø  Pengendalian preventif ; pengendalian yang dilakukan pada saat proses pekerjaan sedang berjalan.

Ø  Pengendalian Represif ; pengendalian yang dilakukan setelah pekerjaan selesai.

2.      Atas dasar aspek obyek :

Ø  Pengendalian Administratif ; yang dilakukan dibidang administrasi

Ø  Pengendalian Operatif ; dilakukan dibidang opersional

3.      Atas dasar aspek subyek :

Ø  Pengendalian Intern ; pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen

Ø  Pengendalian ekstern ; ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen

SOAL ESAY :

1.      Sistem pengendalian manajemen yang berbeda diperlukan untuk situasi yang berbeda, tetapi semuanya mempunyai karakteristik,sebutkan 5 karakteristik tersebut
Jawab:

·         Sistem pengendalian manajemen difokuskan pada program dan pusat-pusat tanggung jawab.

·         Informasi yang diproses pada sistem pengendalian manajemen.

·         Sistem pengendalian manajemen merupakan sistem organisasi total dalam arti bahwa sistem ini mencakup semua aspek dari operasi organisasi.

·         Sistem pengendalian manajemen yg berkaitan erat dengan struktur keuangan.

·         Aspek-aspek perencanaan dari sistem pengendalian manajemen cenderung mengikuti pola dan jadwal tertentu.

2.      Jelaskan fungsi dari sistem organisasi total yang mencakup semua aspek dari operasi organisasi.
Jawab :
Fungsinya adalah membantu manajemen menjaga keseimbangan semua bagian operasi dan mengoperasikan organisasi sebagai suatu kesatuan yang terkoordinasi.

3.      Sebutkan 4 pusat pertanggung jawaban dalam suatu organisasi!

Jawab :

1.      Pusat Biaya

2.      Pusat Pendapatan

3.      Pusat Laba

4.      Pusat Investasi

4.      Mengapa diadakannya pusat pertanggung jawaban di suatu organisasi?

Jawab:

Adanya pusat pertanggungjawaban untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan manajemen puncak.

5.      Sebutkan proses pengendalian manajemen :
Jawab:

·         Perencanaan strategi

·         Penyusunan anggaran

·         Pelaksanaan

·         Evaluasi kinerja

SOAL PG :

6.      Dibawah ini yang bukan termasuk dalam aspek pengendalian kecuali yaitu:

a.      Aspek waktu

b.      Aspek subjek

c.       Aspek objek

d.      Aspek Tenaga Kerja

7.      Tahapan prosedur tindak lanjut:

1)      Persiapan Audit Kinerja

2)      Pengujian Pengendalian Manajemen

3)      Pengukuran dan Pengujian Key Performance Indicator (KPI) atau yang disebut Indikator Kinerja Kunci (IKK).

4)      Review Operasional

5)      Pembuatan Kertas Kerja Audit (KKA)

6)      Pelaporan

7)      Pemantauan Tindak Lanjut

Tahapan yang benar dalam menentukan prosedur tindak lanjut diatas adalah..

a.      ( 1,2,3,4,5,6,7 )

b.      ( 2,4,1,5,3,7,6 )

c.       ( 6,5,4,3,1,2,7 )

d.      ( 3,5,6,2,1,7,4 )

8.      Dibawah ini yg termasuk dalam pusat pertanggung jawaban adalah..

a.      Pusat Laba

b.      Pusat Saham

c.       Pusat Modal

d.      Pusat Piutang

9.      Yang termasuk pengendalian dalam aspek subjek adalah…

a.      Pengendalian intern dan ekstern

b.      Pengendalian preventif dan represif

c.       Pengendalian administrative dan operativ

d.      Pengendalian pendapatan dan pengeluaran

10.  Apa yg dimaksud pengendalian preventif kecuali :

a.      Pengendalian preventif adalah proses pengendalian yg dilakukan setelah pekerjaan selesai.

b.      Pengendalian preventif adalah proses pengendalian yg dilakukan pada saat proses pekerjaan berjalan.

c.       Pengendalian preventif adalah pengendalian yang ditujuan pada pelaku fungsi-fungsi manajemen

d.      Pengendalian preventif adalah ditujukan pada pelaku diluar fungsi-fungsi manajemen.